Obieg dokumentów

Obieg dokumentów w projektach realizowanych w ramach Programu Erasmus+

I

  1. Kierownik jednostki/projektu zobowiązany jest do złożenia w UAPE następujących dokumentów:
    • - Formularza zgłoszenia udziału w  projekcie międzynarodowym celem ewidencji w rejestrze  (wzór formularza stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji obiegu dokumentów);
    • - 2 egzemplarzy Mandate/Listu intencyjnego. Jeden z egzemplarzy podpisany przez pełnomocnika kwestora, kierownika projektu i kierownika jednostki. Uczelniana Agencja Programów Edukacyjnych (UAPE) przekazuje Mandate/List intencyjny do podpisu Rektora, a następnie zwraca podpisany dokument kierownikowi jednostki/projektu (dotyczy projektów, w których Politechnika Warszawska jest Partnerem);
    • - 1 egzemplarza Wniosku projektowego (aplikacyjnego) wraz z załącznikami oraz 2 egzemplarzy Declaration of Honour (DoH). Jeden z egzemplarzy DoH podpisany przez pełnomocnika kwestora, kierownika projektu i kierownika jednostki. UAPE przekazuje wniosek i DoH do podpisu Rektora, a następnie zwraca podpisany dokument kierownikowi jednostki/projektu (dotyczy projektów koordynowanych przez Politechnikę Warszawską);
    • - 2 egzemplarzy Umowy finansowej. Jeden z egzemplarzy podpisany przez pełnomocnika kwestora, kierownika projektu i kierownika jednostki. UAPE przekazuje umowę do podpisu Rektora, a następnie zwraca podpisany egzemplarz kierownikowi jednostki/projektu (dotyczy projektów, w których Politechnika Warszawska jest Koordynatorem);
    • - 2 egzemplarzy Umowy partnerskiej. Jeden z egzemplarzy podpisany przez pełnomocnika kwestora, kierownika projektu i kierownika jednostki. UAPE przekazuje umowę do podpisu Rektora, a następnie zwraca podpisany dokument kierownikowi jednostki/projektu (dotyczy projektów, w których Politechnika Warszawska jest Koordynatorem lub Partnerem);
    • - 2 egzemplarzy Raportów pośrednich i końcowych. Jeden z egzemplarzy podpisany przez pełnomocnika kwestora, kierownika jednostki i kierownika projektu. UAPE przekazuje raporty  do podpisu Rektora, a następnie podpisane dokumenty zwraca kierownikowi jednostki/projektu.
  2. W przypadku uczestnictwa w projekcie wymagającym wkładu własnego Uczelni, źródło finansowania tego wkładu należy określić przed podpisaniem umowy i wskazać je w formularzu rejestracyjnym.
  3. Jednostka realizująca projekt składa wniosek projektowy (aplikacyjny) do właściwej dla danego konkursu instytucji,  zgodnie z wymogami programu.
  4. Po uzyskaniu oceny projektu i warunków jego finansowania z Komisji Europejskiej lub innej instytucji, do której wniosek był składany, kierownik jednostki/projektu przekazuje stosowną informację w formie pisemnej do UAPE w terminie 2 tygodni.
  5. Umowę finansową na realizację projektu, po podpisaniu przez Rektora (zgodnie z pkt. 1 niniejszej instrukcji) jednostka  realizująca projekt przekazuje do właściwej dla danego konkursu instytucji,  zgodnie z wymogami programu.

II

Wniosek o finansowanie/dofinansowanie projektu powinien spełniać warunki określone w wytycznych do programu i ogłoszeniu konkursowym, w ramach którego jest składany.

III

Kierownik jednostki/projektu zobowiązany jest do złożenia w UAPE umowy konsorcjum, jeśli taka jest wymagana w projekcie, wraz z załącznikami, w celu weryfikacji pod względem formalnym. Umowa musi być zaopiniowana i podpisana przez Biuro Organizacyjno-Prawne. UAPE przekazuje umowę  do podpisu Rektora, a następnie podpisaną zwraca kierownikowi jednostki/projektu.

IV

  1. Na pisemny wniosek kierownika jednostki i pełnomocnika Kwestora Kwestura otwiera rachunek bankowy na potrzeby realizowanego projektu (wzór wniosku stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji).
  2. Na pisemny wniosek kierownika jednostki i pełnomocnika Kwestora Kwestura zakłada element PSP w systemie SAP na potrzeby realizowanego projektu.
  3. W przypadku zmian w projekcie (np. wysokości kwot, terminów oraz źródeł finansowania) należy poinformować pisemnie Kwesturę oraz UAPE.

V

  1. Kierownik projektu odpowiada za jego przebieg i realizację pod względem merytorycznym i finansowym, a także za wypełnienie innych postanowień umowy.
  2. Za monitorowanie przebiegu projektu odpowiada kierownik jednostki, w której projekt jest realizowany.
  3. Pełna dokumentacja projektu wraz z kserokopiami dokumentów księgowych przechowywana jest w jednostce organizacyjnej Politechniki Warszawskiej, w której projekt jest realizowany.

VI

  1. Pracownicy PW zaangażowani w pracę na rzecz projektów mogą otrzymywać dodatkowe wynagrodzenie w postaci dodatku zadaniowego. Zasady przyznawania dodatku oraz wysokość stawek określa Regulamin wynagradzania pracowników Politechniki Warszawskiej, stanowiący załącznik do Zarządzenia nr 11/2023 Rektora PW.
  2. Osoby pracujące na rzecz projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych, w których wymagane jest ewidencjonowanie czasu pracy zobowiązane są do prowadzenia kart czasu pracy zgodnie z zasadami określonymi w danym programie.

VII

Raporty finansowe okresowe i raport końcowy z realizacji projektu sporządza kierownik projektu, a podpisuje kierownik projektu, kierownik jednostki oraz pełnomocnik kwestora. Osoby te są odpowiedzialne za zgodność raportu z umową finansową/umową konsorcjum oraz za właściwe wydatkowanie środków zgodnie z obowiązującymi kosztami kwalifikowalnymi i zatwierdzonym budżetem. Dokumenty składane są w UAPE, gdzie opiniowane są pod względem formalnym, a następnie przekazywane do Rektora, w celu ich podpisania. Kierownik projektu/jednostki odbiera dokumenty w UAPE i przekazuje dalej, zgodnie z zapisami zawartymi w umowie

VIII

  1. Po zatwierdzeniu raportu końcowego z realizacji projektu przez instytucję zewnętrzną przyznającą dofinansowanie, kierownik projektu jest zobowiązany do pisemnego zgłoszenia tego faktu Kwesturze, której przekazuje dyspozycje dotyczące zwrotu niewykorzystanych środków finansowych oraz zamknięcia rachunku bankowego.
  2. Informacje o zamknięciu projektu kierownik jednostki/projektu przekazuje w formie pisemnej do UAPE.

IX

  1. Po zamknięciu projektu dokumenty związane z jego realizacją przechowywane są przez okres minimum 5 lat, liczony od momentu zatwierdzenia raportu końcowego przez instytucję przyznającą środki, lub na warunkach  określonych w projekcie, jeśli wymaga on okresu dłuższego.
  2. Obowiązek archiwizacji spoczywa na kierowniku jednostki/projektu. Za przechowywanie dokumentacji projektowej odpowiada kierownik projektu, z wyłączeniem oryginalnej dokumentacji księgowej, za przechowywanie której odpowiada Kwestor.

X

Środki UE i z innych programów międzynarodowych jako środki publiczne, objęte są ustawą Prawo zamówień publicznych oraz zasadami obowiązującymi w Politechnice Warszawskiej, dotyczącymi zamówień publicznych.

Formularz rejestracji wniosku

Formularz rejestracji wniosku (.rtf, 155,43 kB)

Pismo o otworzenie konta projektu