Obieg dokumentów
Obieg dokumentów w projektach realizowanych w ramach Programu Erasmus+
I
- Kierownik jednostki/projektu zobowiązany jest do złożenia w UAPE dokumentów:
- Formularza zgłoszenia udziału w projekcie międzynarodowym celem ewidencji w rejestrze, (wzór formularza stanowi załącznik nr 1 do procedury obiegu dokumentów);
- 2 egzemplarzy Mandate/Listu intencyjnego. Jeden z egzemplarzy podpisany przez pełnomocnika kwestora i kierownika jednostki. UAPE przekazuje Mandate/List intencyjny do podpisu Rektora, a następnie zwraca kierownikowi jednostki (dotyczy projektów w których Politechnika Warszawska jest Partnerem);
- 2 egzemplarzy Wniosku projektowego wraz z załącznikami w celu sprawdzenia pod względem formalnym. Jeden z egzemplarzy podpisany przez pełnomocnika kwestora i kierownika jednostki. UAPE przekazuje wniosek do podpisu Rektora, a następnie zwraca kierownikowi jednostki (dotyczy projektów koordynowanych przez Politechnikę Warszawską);
- 2 egzemplarzy Umowy finansowej. Jeden z egzemplarzy podpisany przez pełnomocnika kwestora i kierownika jednostki. UAPE przekazuje umowę do podpisu Rektora, a następnie podpisany zwraca kierownikowi jednostki (dotyczy projektów w których Politechnika Warszawska jest Koordynatorem);
- 3 egzemplarzy Umowy partnerskiej. Jeden z egzemplarzy podpisany przez pełnomocnika kwestora i kierownika jednostki. UAPE przekazuje umowę do podpisu Rektora, a następnie podpisany zwraca kierownikowi jednostki (dotyczy projektów w których Politechnika Warszawska jest Koordynatorem bądź Partnerem);
- 2 egzemplarzy Raportów pośrednich i końcowych. Jeden z egzemplarzy podpisany przez pełnomocnika kwestora, kierownika jednostki i kierownika projektu. UAPE przekazuje raporty do podpisu Rektora, a następnie podpisane zwraca kierownikowi jednostki/projektu.
- W przypadku uczestnictwa w projekcie wymagającym wkładu własnego Uczelni, źródło finansowania tego wkładu należy określić przed podpisaniem umowy i wskazać je w formularzu. Wniosek przekazywany jest następnie do podpisu Rektora.
- UAPE przekazuje kierownikowi jednostki podpisany wniosek. Jednostka realizująca składa wniosek do właściwej dla danego konkursu instytucji, zgodnie z wymogami programu.
- Po uzyskaniu oceny projektu i warunków jego finansowania z Komisji Europejskiej lub innej instytucji, do której wniosek był składany, kierownik jednostki/projektu przekazuje stosowną informację w formie pisemnej do UAPE w terminie 2 tygodni.
- UAPE przekazuje kierownikowi jednostki podpisaną umowę. Jednostka realizująca projekt przekazuję umowę do właściwej dla danego konkursu instytucji, zgodnie z wymogami programu.
II
Wniosek o finansowanie/dofinansowanie projektu powinien spełniać warunki określone w wytycznych do programu i ogłoszeniu konkursowym, w ramach którego jest składany.
III
Kierownik jednostki/projektu zobowiązany jest do złożenia w UAPE projektu umowy konsorcjum, jeśli taka jest wymagana w projekcie, wraz z załącznikami, w celu weryfikacji pod względem formalnym. Umowa musi być zaopiniowana i podpisana przez Biuro Organizacyjno-Prawne. UAPE przekazuje umowę do podpisu Rektora, a następnie podpisaną zwraca kierownikowi jednostki/projektu.
IV
- Na pisemny wniosek kierownika jednostki/projektu Kwestura otwiera rachunek bankowy na potrzeby realizowanego projektu, ( wzór wniosku stanowi załącznik nr 2 do Procedury);
- W przypadku zmian w projekcie (np. wysokości kwot, terminów oraz źródeł finansowania) należy poinformować pisemnie Kwesturę oraz UAPE.
V
- Kierownik projektu odpowiada za jego przebieg i realizację pod względem merytorycznym i finansowym, a także za wypełnienie innych postanowień umowy.
- Za monitorowanie przebiegu projektu odpowiada kierownik jednostki w której projekt jest realizowany.
- Pełna dokumentacja projektu wraz z kserokopiami dokumentów księgowych przechowywana jest w jednostce organizacyjnej Politechniki Warszawskiej, w której projekt jest realizowany.
VI
Wysokość stawek stosowanych na etapie składania wniosku przy kalkulacji wynagrodzeń uczestników projektu określa Zarządzenie nr 38/2014 Rektora PW z dnia 14 lipca 2014 r. w sprawie trybu postępowania przy przyznawaniu pracownikom Politechniki Warszawskiej zwiększonego wynagrodzenia, o ile zasady ustalone nie stanowią inaczej.
VII
- Pracownicy projektów zatrudniani są na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło bądź innych form wynagrodzenia przewidzianych w Zarządzeniu nr 38/2014 Rektora PW z dnia 14 lipca 2014 r., zatwierdzanych odpowiednio przez kierowników jednostek.
- Osoby pracujące na rzecz projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych, w których wymagane jest ewidencjonowanie czasu pracy zobowiązane są do prowadzenia kart czasu pracy zgodnie z zasadami określonymi w danym programie.
VIII
Raporty finansowe okresowe i raport końcowy z realizacji projektu sporządza i podpisuje kierownik projektu/jednostki oraz pełnomocnik kwestora. Osoby te są odpowiedzialne za zgodność raportu z umową finansową/umową konsorcjum oraz za właściwe wydatkowanie środków zgodnie z obowiązującymi kosztami kwalifikowalnymi i zatwierdzonym budżetem. Dokumenty składane są w UAPE, gdzie opiniowane są pod względem formalnym, a następnie przekazywane do Rektora, w celu ich podpisania. Kierownik projektu/jednostki odbiera dokumenty w UAPE i przekazuje dalej, zgodnie z zapisami zawartymi w umowie
IX
- Po zatwierdzeniu raportu końcowego z realizacji projektu przez instytucję zewnętrzną przyznającą dofinansowanie, kierownik projektu jest zobowiązany do pisemnego zgłoszenia tego faktu Kwesturze, której przekazuje dyspozycje dotyczące zwrotu niewykorzystanych środków finansowych oraz zamknięcia rachunku bankowego.
- Informacje o zamknięciu projektu kierownik jednostki/projektu przekazuje w formie pisemnej do UAPE.
X
- Po zakończeniu projektu dokumenty związane z jego realizacją przechowywane są przez okres minimum 5 lat, liczony od momentu zatwierdzenia raportu końcowego przez instytucję przyznającą środki, lub na warunkach określonych w projekcie, jeśli wymaga on okresu dłuższego.
- Obowiązek archiwizacji spoczywa na kierowniku jednostki/projektu. Za przechowywanie dokumentacji projektowej odpowiada kierownik projektu, z wyłączeniem oryginalnej dokumentacji księgowej, za przechowywanie której odpowiada Kwestor.
XI
Środki UE i z innych programów międzynarodowych jako środki publiczne, objęte są ustawą Prawo zamówień publicznych oraz zasadami obowiązującymi w Politechnice Warszawskiej, dotyczącymi zamówień publicznych.
Formularz rejestracji wniosku
Pismo o otworzenie konta projektu