Obieg dokumentów

Obieg dokumentów w projektach realizowanych w ramach Programu Erasmus+

I

1. Kierownik jednostki/projektu zobowiązany jest do złożenia w UAPE dokumentów:

- Formularza zgłoszenia udziału w  projekcie międzynarodowym celem ewidencji w rejestrze,  (wzór formularza stanowi załącznik nr 1 do procedury obiegu dokumentów);

- 2 egzemplarzy Mandate/Listu intencyjnego. Jeden z egzemplarzy podpisany przez pełnomocnika kwestora i kierownika jednostki. UAPE przekazuje Mandate/List intencyjny do podpisu Rektora, a następnie zwraca kierownikowi jednostki (dotyczy projektów w których Politechnika Warszawska jest Partnerem);

- 2 egzemplarzy Wniosku projektowego wraz z załącznikami w celu sprawdzenia pod względem formalnym. Jeden z egzemplarzy podpisany przez pełnomocnika kwestora i kierownika jednostki. UAPE przekazuje wniosek do podpisu Rektora, a następnie zwraca kierownikowi jednostki (dotyczy projektów koordynowanych przez Politechnikę Warszawską);

- 2 egzemplarzy Umowy finansowej. Jeden z egzemplarzy podpisany przez pełnomocnika kwestora i kierownika jednostki. UAPE przekazuje umowę do podpisu Rektora, a następnie podpisany zwraca kierownikowi jednostki (dotyczy projektów w których Politechnika Warszawska jest Koordynatorem);

- 3 egzemplarzy Umowy partnerskiej. Jeden z egzemplarzy podpisany przez pełnomocnika kwestora i kierownika jednostki. UAPE przekazuje umowę do podpisu Rektora, a następnie podpisany zwraca kierownikowi jednostki (dotyczy projektów w których Politechnika Warszawska jest Koordynatorem bądź Partnerem);

- 2 egzemplarzy Raportów pośrednich i końcowych. Jeden z egzemplarzy podpisany przez pełnomocnika kwestora, kierownika jednostki i kierownika projektu. UAPE przekazuje raporty  do podpisu Rektora, a następnie podpisane zwraca kierownikowi jednostki/projektu.

1. W przypadku uczestnictwa w projekcie wymagającym wkładu własnego Uczelni, źródło finansowania tego wkładu należy określić przed podpisaniem umowy i wskazać je w formularzu. Wniosek przekazywany jest następnie do podpisu Rektora.
2. UAPE przekazuje kierownikowi jednostki podpisany wniosek. Jednostka realizująca składa wniosek do właściwej dla danego konkursu instytucji,  zgodnie z wymogami programu.
3. Po uzyskaniu oceny projektu i warunków jego finansowania z Komisji Europejskiej lub innej instytucji, do której wniosek był składany, kierownik jednostki/projektu przekazuje stosowną informację w formie pisemnej do UAPE w terminie 2 tygodni.
4. UAPE przekazuje kierownikowi jednostki podpisaną umowę. Jednostka  realizująca projekt przekazuję umowę  do właściwej dla danego konkursu instytucji,  zgodnie z wymogami programu.

II

Wniosek o finansowanie/dofinansowanie projektu powinien spełniać warunki określone w wytycznych do programu i ogłoszeniu konkursowym, w ramach którego jest składany.

III

Kierownik jednostki/projektu zobowiązany jest do złożenia w UAPE projektu umowy konsorcjum, jeśli taka jest wymagana w projekcie, wraz z załącznikami, w celu weryfikacji pod względem formalnym. Umowa musi być zaopiniowana i podpisana przez Biuro Organizacyjno-Prawne. UAPE przekazuje umowę  do podpisu Rektora, a następnie podpisaną zwraca kierownikowi jednostki/projektu.

IV

1. Na pisemny wniosek kierownika jednostki/projektu Kwestura otwiera rachunek bankowy na potrzeby realizowanego projektu, ( wzór wniosku stanowi załącznik nr 2 do Procedury);
2. W przypadku zmian w projekcie (np. wysokości kwot, terminów oraz źródeł finansowania) należy poinformować pisemnie Kwesturę oraz UAPE.

V

1. Kierownik projektu odpowiada za jego przebieg i realizację pod względem merytorycznym i finansowym, a także za wypełnienie innych postanowień umowy.
2. Za monitorowanie przebiegu projektu odpowiada kierownik jednostki w której projekt jest realizowany.
3. Pełna dokumentacja projektu wraz z kserokopiami dokumentów księgowych przechowywana jest w jednostce organizacyjnej Politechniki Warszawskiej, w której projekt jest realizowany.

VI

Wysokość stawek stosowanych na etapie składania wniosku przy kalkulacji wynagrodzeń uczestników projektu określa Zarządzenie nr 38/2014 Rektora PW z dnia 14 lipca 2014 r. w sprawie trybu postępowania przy przyznawaniu pracownikom Politechniki Warszawskiej zwiększonego wynagrodzenia, o ile zasady ustalone nie stanowią inaczej.

VII

1. Pracownicy projektów zatrudniani są na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło bądź innych form wynagrodzenia przewidzianych w Zarządzeniu nr 38/2014 Rektora PW z dnia 14 lipca 2014 r., zatwierdzanych odpowiednio przez kierowników jednostek.
2. Osoby pracujące na rzecz projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych, w których wymagane jest ewidencjonowanie czasu pracy zobowiązane są do prowadzenia kart czasu pracy zgodnie z zasadami określonymi w danym programie.

VIII

Raporty finansowe okresowe i raport końcowy z realizacji projektu sporządza i podpisuje kierownik projektu/jednostki oraz pełnomocnik kwestora. Osoby te są odpowiedzialne za zgodność raportu z umową finansową/umową konsorcjum oraz za właściwe wydatkowanie środków zgodnie z obowiązującymi kosztami kwalifikowalnymi i zatwierdzonym budżetem. Dokumenty składane są w UAPE, gdzie opiniowane są pod względem formalnym, a następnie przekazywane do Rektora, w celu ich podpisania. Kierownik projektu/jednostki odbiera dokumenty w UAPE i przekazuje dalej, zgodnie z zapisami zawartymi w umowie

IX

1. Po zatwierdzeniu raportu końcowego z realizacji projektu przez instytucję zewnętrzną przyznającą dofinansowanie, kierownik projektu jest zobowiązany do pisemnego zgłoszenia tego faktu Kwesturze, której przekazuje dyspozycje dotyczące zwrotu niewykorzystanych środków finansowych oraz zamknięcia rachunku bankowego.
2. Informacje o zamknięciu projektu kierownik jednostki/projektu przekazuje w formie pisemnej do UAPE.

X

1. Po zakończeniu projektu dokumenty związane z jego realizacją przechowywane są przez okres minimum 5 lat, liczony od momentu zatwierdzenia raportu końcowego przez instytucję przyznającą środki, lub na warunkach  określonych w projekcie, jeśli wymaga on okresu dłuższego.
2. Obowiązek archiwizacji spoczywa na kierowniku jednostki/projektu. Za przechowywanie dokumentacji projektowej odpowiada kierownik projektu, z wyłączeniem oryginalnej dokumentacji księgowej, za przechowywanie której odpowiada Kwestor.

XI

Środki UE i z innych programów międzynarodowych jako środki publiczne, objęte są ustawą Prawo zamówień publicznych oraz zasadami obowiązującymi w Politechnice Warszawskiej, dotyczącymi zamówień publicznych.

Formularz rejestracji wniosku

Pismo o otworzenie konta projektu